Gestionnaire de Formation Pédago-Administrative H/F - Universite Paris-Saclay

CDD de 6 mois - date de prise de fonction : 01/09/2026Activités principales pour la fonction d'assistante de formation pédagogie-administrative : - Suivi pédagogique et administratif des actions de formation- Diffusion d'informations et communication sur les actions de formation en amont- Production de document liés à l'action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté- Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations- Suivi et mise à jour des procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation- Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée- Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex : salle, matériel, logiciels, documents)- Suivi du planning des formations- Suivi logistique des actions de formation- Vérification de la présence des apprenants et des enseignants- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard- Gestion en cas d'incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel.) et suivi de la résolution des incidents- Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC- Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires- Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique- Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE- Vérification des dossiers d'inscription et relances auprès des stagiaires- Édition et envoi des certificats de scolarité- Gestion et organisation des sessions d'examen : convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat- Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement- Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants :- Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation- Accueil des apprenants- Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants- Création et mise en place des liens pour les cours en ligne- Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus)- Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants- Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens- Gestion les résultats d'examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes- Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes- Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents.)- Mise à jour du tableau des formations- Gestion ecampus : recensement des besoins à la rentrée universitaire, création des cohortes & veille tout au long de l'année selon les besoins des enseignants/apprenants Pour les inscriptions auto-financées- Inscription et enregistrement des frais de formation sur le logiciel YPAREO- Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée, Yparéo et WEB)- Édition de la facture + contrat de formation professionnelle à l'agence comptable- Édition des bordereaux de paiement et envoi à l'agence comptable- Envoi du certificat de scolarité + contrat de formation professionnelle au stagiaire- Archivage des dossiers Compétences, savoirs:- Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur- Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé- Maîtrise des techniques de gestion administratives

Experience: Débutant acceptéCompétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Enseignement supérieur

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