Gestionnaire de Formation Pédago-Administrative H/F - Université Paris-Saclay

Activités principales pour la fonction d'assistante de formation pédagogie-administrative :· Suivi pédagogique et administratif des actions de formation- Diffusion d'informations et communication sur les actions de formation en amont- Production de document liés à l'action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté- Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations- Suivi et mise à jour des procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation- Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée- Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex : salle, matériel, logiciels, documents)- Suivi du planning des formations- Suivi logistique des actions de formation- Vérification de la présence des apprenants et des enseignants- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard- Gestion en cas d'incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel...) et suivi de la résolution des incidents- Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC· Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires- Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique- Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE- Vérification des dossiers d'inscription et relances auprès des stagiaires- Édition et envoi des certificats de scolarité- Gestion et organisation des sessions d'examen : convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat- Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement- Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants :- Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation- Accueil des apprenants- Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants- Création et mise en place des liens pour les cours en ligne- Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus)- Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants- Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens- Gestion les résultats d'examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes · Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes- Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents...)- Mise à jour du tableau des formations- Gestion ecampus :

Compétences, savoirs:- Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur- Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé- Maîtrise des techniques de gestion administratives et de secrétariat- Connaissance de la diversité des publics (stagiaires, employeurs, enseignants, partenaires, équipes pédagogiques)- Anglais : compréhension écrite et orale : niveau scolaireSavoir-faire:- Avoir le sens de l'organisation- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d'information publiques- S'exprimer de façon claire et concise, aisance rédactionnelle et orale- Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande- Utiliser les techniques documentaires- Rédiger des documents simples d'information et de communication- Se documenter auprès des professionnels pour actualiser et vérifier l'information à donner- Utiliser des bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme de documents.- Gestion des plannings, des diverses formations (notamment des 120 DU/DIU) du Département FMC- Savoir hiérarchiser l'importance des courriels et appels téléphoniques- Savoir respecter les plannings- Savoir rendre compte de son activité professionnelleSavoir-être:- Qualité relationnelle et sens de l'accueil du public- Rigueur et polyvalence- Capacité d'adaptation et de travail en équipe- Capacité de travailler en autonomie- Être vecteur d'initiatives dans le cadre de ses attributions

• SGBD
• Sens du relationnel
• Anglais
• Travail en équipe
• Autonomie
• Pro-activité
• Suivi des candidatures
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation